Formulários

Formulários são páginas da clínica para o paciente preencher pelo celular: pré-consulta, anamnese, captação de contato, pesquisa de satisfação. Ficam em Configurações → Formulários, logo depois do Jurídico, e cada um tem um link próprio — o link geral, para colocar no Instagram, e o link do paciente, gerado na hora do envio.

Criar um formulário

Clique em Novo formulário. No topo do cadastro, Comece com um modelo já traz as perguntas de cinco situações comuns (Captação de leads, Agendamento, Avaliação estética, Pesquisa de satisfação e Pré-consulta / Anamnese).

As perguntas se escrevem na própria lista, uma embaixo da outra: digite a pergunta, escolha o tipo de resposta (texto curto, texto longo, e-mail, telefone, CPF, número, data, hora, escolha única, múltipla escolha, lista suspensa, escala de notas, sim ou não, título de seção) e marque se é obrigatória. As opções de resposta também são escritas ali mesmo, e Mais ajustes abre o texto de exemplo dentro do campo e a explicação abaixo da pergunta. As setas movem a pergunta de lugar e a lixeira apaga.

Nome é obrigatório. As mensagens de boas-vindas e de agradecimento aparecem para o paciente antes e depois de preencher. A prévia ao lado mostra o formulário como o paciente vai ver, enquanto você digita.

Já tenho o formulário no Google Forms

Não precisa digitar as perguntas de novo. No Google Forms, clique em Enviar, copie o link do formulário e, no Novo formulário do sistema, clique em Importar do Google Forms e cole o link. As perguntas entram como campos, com as opções de resposta e a marcação de obrigatório; você confere, ajusta o que quiser e salva.

O que vem: resposta curta, parágrafo, múltipla escolha, lista suspensa, caixas de seleção, escala linear, data e hora. Perguntas do tipo grade e upload de arquivo não existem aqui e ficam de fora (o sistema avisa quais). As respostas que já estão no Google continuam lá; o formulário do sistema começa a receber as novas.

O formulário do Google precisa estar publicado e aceitando respostas, senão o link não abre para ninguém, nem para a importação.

E as respostas que já recebi no Google?

Elas também entram. No Google Forms, abra Respostas, clique nos três pontinhos e em Baixar respostas (.csv). Depois, no sistema, abra o formulário em Respostas e clique em Importar CSV do Google: cada linha vira uma resposta aqui, com a data original. O sistema casa as colunas do arquivo com os campos pelo título da pergunta, então importe as perguntas pelo link antes, ou deixe os títulos iguais. Coluna sem campo correspondente fica de fora e a tela diz qual; importar o mesmo arquivo duas vezes não duplica nada.

Enviar para o paciente

Um formulário novo já nasce recebendo respostas. A chave da lista pausa e volta a receber quando você quiser — pausado, o link para de abrir e quem clicar vê o aviso de que o formulário não está recebendo respostas.

Há três caminhos de envio, e todos geram o link individual do paciente, então a resposta cai na ficha dele:

1. Pela atividade, sozinho: Configurações → Atividades, abra o procedimento e use a aba Formulários para mandar antes ou depois da consulta, com cobrança e tarefa.
2. Direto na ficha, no prontuário ou no agendamento: aba Formulários, botão Enviar formulário, no topo. Aparecem os formulários que estão recebendo respostas; com a Concierge ligada, Enviar manda o link pelo WhatsApp e cobra o preenchimento.
3. Na mão: no mesmo botão, o Enviar de um formulário sem Concierge abre a tela com Copiar link, WhatsApp e Imprimir (para o paciente preencher no papel).

Concierge deste formulário

Dentro do cadastro de cada formulário existe Concierge deste formulário, no mesmo formato do Jurídico e da atividade: você escreve o texto do envio, liga o Follow-up Inteligente, diz depois de quanto tempo cobrar, quantas vezes tentar, o texto de cada cobrança e se abre uma tarefa para a equipe quando o paciente não preenche. Quem tem a Concierge ligada ganha o botão Enviar na ficha; quem não tem continua no envio pelo link.

Quando o paciente preenche, a cobrança para sozinha.

Respostas

Cada formulário mostra quantas respostas recebeu. Em Respostas você vê uma a uma e pode exportar CSV. Com Integrar ao CRM ligado, quem responde vira um lead automaticamente.

Na ficha do paciente, a aba Formulários guarda o histórico dele numa lista: status, formulário, quando foi enviado, quando foi cobrado, quando foi preenchido e a resposta (no olhinho). No agendamento a mesma lista aparece para acompanhar, sem abrir as respostas.