Confirmação e status

Um agendamento passa por etapas, e cada uma tem seu registro na agenda.

Confirmar presença

Quando o paciente confirma (respondendo a mensagem automática do WhatsApp ou por telefone), o agendamento fica marcado como confirmado. A confirmação pelo WhatsApp é automática quando a confirmação inteligente está ligada; a recepção também pode confirmar manualmente pelo próprio agendamento.

Confirmou por engano? Abra o agendamento e desfaça a confirmação — o status volta ao anterior.

Ligar a mensagem automática de confirmação

A clínica mesma liga, com o WhatsApp dela já conectado:

1. Na Agenda, clique em Configurar e abra a aba Mensagens.
2. Clique em Nova mensagem.
3. Diga quando a mensagem sai: por exemplo Antecedência 1, Unidade "dias antes" e Horário 08:00.
4. Escolha a Instância WhatsApp da clínica e ligue Link para confirmar ou cancelar.
5. Ajuste o texto se quiser e salve.

O paciente recebe a mensagem com um link. Quando ele confirma ou cancela por ali, o status muda sozinho na agenda. Não enviar no sábado e no domingo faz a mensagem desses dias sair na sexta. O que já saiu aparece no botão Relatório da própria agenda.

Mudou o status pela recepção (confirmou, cancelou, marcou falta)? A automação de confirmação daquele agendamento para na hora: nenhuma cobrança de retorno sai depois disso.

Enviar a confirmação na hora

No Início, o aviso Paciente não confirmado lista quem ainda não confirmou hoje e amanhã. O ícone de enviar em cada linha manda a mensagem de confirmação pelo WhatsApp agora, com o mesmo texto da automação da atividade — a resposta do paciente cai no mesmo lugar. Se a mensagem automática já saiu e ele ainda não respondeu, o sistema avisa em vez de mandar outra.

Marcar como realizado

Depois do atendimento, marque o agendamento como Realizado. Isso alimenta os números da clínica e libera os próximos passos (execução de serviços do plano, cobrança, prontuário).

Três caminhos:

1. Pelo status da linha — clique na etiqueta do status do paciente ("Agendado", "Em atendimento"...) e escolha Realizado. É um clique, sem abrir mais nada.
2. Abrindo o agendamento — no rodapé, o botão Finalizar (aparece enquanto o atendimento estiver "Em atendimento").
3. De dentro do prontuário — escreveu a evolução e o paciente ainda consta "Em atendimento"? No topo do prontuário aparece uma faixa com o atendimento do dia e o botão Finalizar atendimento. Serve para quando você entrou no prontuário pelo botão Prontuário da agenda, que só abre a tela e não fecha o agendamento (o Iniciar atendimento já fecha).

• Realizado registra que o paciente veio.
• Executar o serviço é o passo seguinte quando o atendimento consome um item de plano ou orçamento — ele leva você ao prontuário do paciente para registrar a execução.

Marcou "realizado" por engano? Também dá para desfazer, abrindo o agendamento.

"Em atendimento" não sai sozinho

Em atendimento quer dizer "o paciente está na sala agora". Ele não vira Realizado com o passar do tempo — nem quando você escreve a evolução no prontuário: alguém precisa marcar, por um dos caminhos acima.

Lançando um atendimento antigo (consulta que já aconteceu)? No cadastro do agendamento, deixe o campo Status já em Realizado — assim ele nasce fechado e não fica parado em "Em atendimento".

Cancelar ou excluir?

São ações diferentes, e as duas existem:

• Cancelar — o atendimento não vai acontecer, mas o registro fica na história do paciente (com o motivo). É o caminho certo para falta e desistência.
• Excluir — apaga o agendamento, como se nunca tivesse existido. Use só para erro de lançamento (dia errado, paciente errado).

Débito de agendamento

Agendamento de atividade paga gera uma pendência no financeiro do paciente, ainda sem vencimento — ela vence quando o atendimento é executado. Cancelou o atendimento? Confira a pendência no financeiro para dar baixa ou remover, senão o paciente aparece como devedor de algo que não aconteceu.