Entradas e saídas

Toda mudança de quantidade passa por uma movimentação — é o que mantém o estoque confiável.

Dar entrada

1. Na lista do estoque, localize o item e clique em Movimentar (o botão fica no fim da linha, à direita).
2. Escolha Entrada, informe a quantidade e, se o item controla lote, o lote e a validade.
3. Informe o custo da compra — é ele que alimenta o custo médio do item.
4. Confirme. O saldo atualiza na hora.

Não achou o botão Movimentar?

Em tela menor, a coluna de ações pode ficar fora da área visível — role a lista para o lado que ele aparece na ponta direita da linha.

Entrada por nota fiscal

Recebeu a compra com nota? Em vez de digitar item por item:

1. Use a entrada por nota fiscal e envie o arquivo da nota.
2. Prefira o XML da NF-e — a leitura é exata. PDF também funciona (o sistema lê e confere os itens), mas escaneado de baixa qualidade pode exigir revisão.
3. Confira a lista de itens que o sistema montou, ajuste o que precisar e confirme. Todas as entradas são lançadas de uma vez, com lote e custo.

A nota veio sem os itens discriminados?

Distribuidora às vezes emite a nota com uma descrição genérica, sem a lista de produtos — e aí não há o que ler. Nesse caso envie o orçamento (ou o pedido de compra) que o mesmo fornecedor mandou: ele vem item a item, com quantidade e valor, e o sistema lê do mesmo jeito. Só lembre que orçamento é proposta: confira quantidade e preço na revisão, porque a nota que chegar pode vir diferente. Lote e validade o orçamento não traz — digite na hora de aprovar.

O campo "Cada unidade da nota contém"

A nota fiscal nem sempre vende na mesma unidade em que você controla o estoque: a nota traz caixas e o seu estoque conta ampolas. Esse campo diz quantas unidades do seu estoque existem dentro de uma unidade da nota.

• Caixa com 10 ampolas → preencha 10: uma nota de 2 caixas dá entrada de 20 ampolas.
• A nota já vem na mesma unidade do estoque → deixe 1: nada é multiplicado.

Quando há conversão, a própria linha mostra a conta ("Entrada no estoque: 20 ampolas a R$ X por ampola") antes de você aprovar.

O valor que vale é o que você pagou

A nota costuma trazer preço de tabela, e o combinado com o fornecedor foi outro. Lance o valor realmente pago: o campo Valor por unidade da NF fica na linha do item, ao lado da quantidade, e aceita correção antes de aprovar. É esse número que vira o custo do lote e alimenta o relatório de compras e a precificação dos seus procedimentos.

Ao trocar o valor, a soma dos itens deixa de fechar com o total impresso da nota e o sistema pede o motivo antes de lançar ("valor negociado", "desconto"). O motivo fica gravado na movimentação e no histórico — a diferença não é erro, só precisa estar explicada.

A mercadoria já entrou e faltou só o preço

Deu entrada pela etiqueta ou à mão, sem o custo, e agora achou a nota? Pode enviar a nota do mesmo jeito. Quando a nota traz um lote que já está no estoque, a linha avisa ("O lote X já está no estoque com N") e oferece duas saídas:

• Só atualizar o custo — grava o preço (e o fornecedor) no lote que já existe, sem mexer na quantidade. Lote que estava sem custo já vem com essa opção marcada.
• Somar ao lote (chegou mais) — é uma compra nova do mesmo lote: a quantidade da nota soma no saldo.

Se o lote já tinha custo, o sistema não escolhe por você: a linha fica de fora do lançamento até você marcar uma das duas.

Lote e validade de medicação manipulada

Nota de farmácia de manipulação costuma imprimir lote, fabricação e validade na descrição do item e avisar, nas informações complementares, que o que vale é o rótulo do frasco — os dois números não batem. Quando a nota diz isso, o sistema deixa Lote e Validade em branco de propósito e avisa antes de aprovar: copie do rótulo, frasco por frasco.

Já lançou com a data errada? Abra o item, clique no lápis da linha do lote e corrija a validade ali; o saldo não muda.

Saídas e consumo

• Saída manual — perda, vencimento, uso interno: mesma tela de Movimentar, escolhendo saída e o motivo.
• Consumo por procedimento — atividades com composição de insumos baixam o estoque quando o serviço é executado, sem lançamento manual.

Alertas

Item abaixo do estoque mínimo ou com lote vencendo aparece nos avisos do estoque — olhe a tela de alertas antes de fazer o pedido de compra da semana.

Os tipos de movimentação

O pop de Movimentar tem um tipo para cada situação:

• Entrada — chegou compra. Pede quantidade, lote, validade e valor por unidade.
• Correção — a contagem física não bate com o sistema. Informe a quantidade certa e o motivo; o sistema ajusta a diferença (para mais ou para menos).
• Saída — perda, uso interno, doação. Pede quantidade, lote e motivo.
• Transferência — de um estoque para outro (da farmácia para a sala, do almoxarifado para a clínica).
• Devolução — voltou para o fornecedor ou voltou do procedimento sem uso.
• Vencimento — dá baixa no lote vencido, com o motivo já preenchido.

Kits aceitam Entrada, Correção, Saída e Devolução.

Quando o total do item não bate com a soma dos lotes

O saldo do item pode ser maior (ou menor) que a soma dos lotes: o que veio da migração do sistema antigo, ou a quantidade inicial do cadastro, entrou sem lote nenhum. Na Correção, esse pedaço aparece como Fora de lote, ao lado do estoque atual, e vira uma opção na caixa de lote:

• Fora de lote — 600 — o item tem 600 a mais do que os lotes somam. Escolha essa opção e reduza o que sobrou; os lotes não mudam.
• Fora de lote — faltam 7 no total — os lotes somam mais que o total do item. Escolha a mesma opção e acrescente.

Contou a prateleira e o número certo é outro? Acerte primeiro Fora de lote, para o total bater com os lotes, e depois corrija o lote em si.

Os campos

• Quantidade — na unidade do item. Aceita decimal (0,125).
• Lote — escolha um lote existente ou digite o número de um novo. Item com lote pede o lote na saída também, para consumir do lote certo. Digitou um número que já existe no mesmo estoque, com a mesma validade? A entrada soma nesse lote, em vez de abrir outra linha.
• Validade — dd/mm/aaaa. Digite a data completa; data pela metade não é aceita.
• Valor por unidade — na entrada, o preço pago; alimenta o custo médio.
• Motivo * — obrigatório na saída e na correção. É o que explica a diferença no histórico.
• Vincular a um paciente — na saída, liga o consumo ao paciente (opcional).
• Estoque e Lugar — de qual estoque e local sai, e para qual vai (na transferência).
• Observações — texto livre.

Bipe em vez de digitar

Com leitor de código de barras, o botão Escanear item preenche estoque, lugar e lote sozinho.

Histórico

Cada movimentação fica registrada com data, quem fez, tipo, quantidade e motivo. O ícone de histórico na linha do item mostra a linha do tempo dele; o de Relatórios no topo gera o resumo por período.

Levar o estoque para uma conferência ou auditoria

No botão Relatórios do topo, o pop abre em Visão geral (uma linha por item, com o que entrou, o que saiu, quantidade atual e valor) e em Movimentações (o histórico). Os filtros de categoria, estoque, situação e validade valem para o que você exporta.

Em Exportar você escolhe:

• PDF / Imprimir — o relatório no papel, com a identidade da clínica.
• Planilha (CSV) — o cadastro dos itens para abrir no Excel: código interno, código de barras, categoria, unidade, estoque e lugar, fornecedor, quantidade atual, mínimo e máximo, custo, valor total, preço de venda, situação, validade mais próxima e o que entrou/saiu no período. É o formato que o contador ou o auditor costuma pedir.
• JSON — os mesmos dados para quem vai tratar o arquivo em outro sistema.

A aba Movimentações tem os próprios botões CSV e JSON, com as colunas da visão aberta.

A planilha não volta

Depois da contagem física, a correção é feita item a item (Movimentar > Correção, com o motivo). Não existe importar a planilha corrigida de volta.